Sách hay nên đọc để thành công: Phương pháp mới để làm những điều đã cũ

5 điều chỉnh nhỏ trong phương pháp làm việc sau đây sẽ giúp bạn tìm thấy cách làm việc hiệu quả hết sức đơn giản.

Đây là những hướng dẫn được đưa ra bởi Martin Bjergegaar - đồng sáng lập “nhà máy khởi nghiệp” Rainmaking và Jordan Milne - doanh nhân, nhà văn người Canada. Nội dung này được trích từ cuốn Winning Without Losing (bản tiếng Việt của Thaiha Books có tựa Thành công không cần trả giá) - một trong những cuốn sách hay nên đọc để thành công.

Martin Bjergegaard: Sáng tạo chuyện họp hành

Ai đã dạy chúng ta rằng chỉ có thể suy nghĩ, giao tiếp và cộng tác khi cùng ngồi xuống ghế, đặt một chiếc bàn ở giữa và đóng cửa phòng lại?

Trong lịch sử nhân loại, chuyện họp hành diễn ra hoàn toàn khác: Những người nông dân nói chuyện khi làm việc trên các cánh đồng, những người thợ săn thì chia sẻ chiến lợi phẩm có được trong ngày, và ngư dân thì nói chuyện khi đang đứng trên thuyền đăm đăm nhìn ra biển.

Bộ não của chúng ta làm việc hiệu quả nhất khi cơ thể trong trạng thái vận động. Đó là lý do vì sao chúng ta hiếm khi có được những ý tưởng tốt nhất khi đang ngồi ườn trên ghế.

Cùng nhau làm một hoạt động nào đó cũng tạo ra sự kết nối giữa con người, và đó là cách tốt nhất để khởi đầu quá trình hiểu biết lẫn nhau. Mặt khác, một chiếc bàn ở giữa sẽ tạo ra khoảng cách và một cánh cửa được đóng kín khiến bầu không khí trở nên trang trọng và ức chế sự sáng tạo.

Khi ngồi, máu ít lên não. Khi cuộc họp diễn ra, nhiều người có thể sẽ trở nên mất tập trung và chậm chạp, thậm chí có thể trở nên dễ cáu kỉnh hoặc thờ ơ.

Claus Meyer, một doanh nhân về ẩm thực người Đan Mạch có một quan niệm về việc họp hành vô cùng thú vị: “Tôi biến cuộc họp thành các cuộc dạo bộ, đặc biệt khi phải thảo luận chủ đề khó”.

Tất nhiên, để tổ chức được một cuộc họp trong khi đang chạy bộ hiệu quả, bạn phải đáp ứng được một số điều kiện. Claus giải thích: “Trước khi khởi hành trên các con phố, chúng tôi phải sắp xếp các chủ đề sẽ thảo luận và thống nhất về mục tiêu của cuộc họp. Nếu cần thiết, chúng tôi sẽ ghi chú lại bằng điện thoại thông minh đem theo. Chúng tôi chọn hoạt động thể dục nào mà ai cũng đều cảm thấy thoải mái, như đi dạo chạy bộ hoặc trượt patin”.

Jordan Milne: Lập danh sách công việc “hôm nay”

Một trong những cái lợi của công việc kinh doanh so với các công việc khác là sự tự do. Nhưng về cơ bản, doanh nhân làm việc nhiều giờ hơn và có ít kỳ nghỉ hơn so với những người làm công ăn lương.

Một trong những lý do mà doanh nhân chúng tôi phải làm việc rất nhiều giờ là vì không có ai quy định giờ giấc hay lịch trình làm việc của chúng tôi. Chúng tôi tự mình định ra cho bản thân.

Là ông chủ của chính mình thể hiện ở nhiều việc. Bạn phải sớm rời khỏi bữa tiệc tối vì lúc nào cũng canh cánh rằng phải làm việc vào sáng hôm sau. Bạn lại bỏ lỡ một chiều đón bọn trẻ từ trường học. Bạn bỏ lỡ bữa tiệc của người bạn thân… Danh sách vẫn còn dài. Đây có thực sự là cuộc đời mà bạn muốn? Có một cách khác để bạn sống cuộc đời của mình.

Stever Robbins là một thạc sĩ quản trị kinh doanh của Harvard, cử nhân khoa học máy tính của Viện Công nghệ Massachusetts, giữ vai trò quan trọng trong 9 công ty khởi nghiệp, 5 đợt phát hành cổ phiếu ra công chúng lần đầu (IPO) và 3 thương vụ sáp nhập. Thực tế Stever có nhiều kinh nghiệm hơn so với những gì ông từng chia sẻ. Ông giải thích về một quan niệm vô cùng hữu ích với các doanh nhân:

“Buổi sáng hãy quyết định xem mình sẽ làm gì vào NGÀY HÔM NAY. Khi đã làm xong những việc đó, đừng lấn cấn gì về công việc nữa. Một trong những lý do khiến mọi người lúc nào cũng canh cánh chuyện công việc, ngay cả khi đã về đến nhà là vì họ không bao giờ dừng lại để xác định ý nghĩa của việc hoàn thành công việc trong một ngày. Vì vậy, họ luôn luôn nghĩ vẫn còn phải làm nốt việc gì khác, chứ không phải cần hoàn thành việc gì trong ngày hôm nay”.

Một doanh nhân rất thành công khác đã thành công khi đưa nguyên tắc này vào thực tế.

Tỷ phú tự thân N.R. Narayana Murthy không chỉ là nhà sáng lập Infoys - một trong số những công ty dịch vụ về công nghệ thông tin lớn nhất Ấn Độ, mà còn giữ các vị trí trong hội đồng quản trị tại một số công ty mạnh nhất, các quỹ và các tổ chức trên thế giới. Ông cũng có 26 bằng tiến sĩ danh dự. Theo Economist Intelligence Unit, Murthy được xếp thứ 9 trong danh sách các CEO/chủ tịch được ngưỡng mộ nhất cùng với Bill Gates, Steve Jobs va Warren Buffett.

Có thể bạn nghĩ rằng người có nhiều trách nhiệm to lớn như vậy sẽ chẳng bao giờ đầu óc được thảnh thơi. Nhưng Murthy thì khác. Bí mật của ông là: “Khi còn nhỏ, chúng ta hay viết ra các việc cần hoàn thành hoặc lên lịch trình làm việc cho ngày cụ thể nào đó. Đến bây giờ tôi vẫn làm như vậy. Vì thế, khi rời văn phòng, miễn là tôi cảm thấy rằng mình đã hết sức để công việc ấy tiến triển, thì tôi có nhiệm vụ toàn tâm toàn ý với gia đình. Khi trở về nhà và thực sự hài lòng rằng mình làm việc hăng say và đi đúng hướng, tôi cảm thấy vui vẻ và bình an trong lòng”.

Thay vì cố gắng ôm đồm danh sách những việc cần làm trong “dài hạn”, hãy lập một danh sách việc làm của “hôm nay” một cách có chủ đích. Hãy thực hiện các công việc đó. Hãy cảm thấy hài lòng về nó, sau đó đến trường đón con, tiếp tục nhịp sống ấy và có mặt ở các bữa tiệc bao lâu bạn muốn. Bạn đã có được cuộc sống linh hoạt, tự do rồi đó.

Martin Bjergegaard: Biết một điều gì khác

Hãy hình dung vốn hiểu biết của bạn là một hình tròn. Vốn hiểu biết của những người khác là một hình tròn khác. Nhiệm vụ của bạn là làm cho phần giao nhau giữa hai hình tròn này càng ít càng tốt. Hãy biết điều gì đó khác với mọi người. Đó là nơi các cơ hội xuất hiện.

Bằng cách thoát khỏi các kênh tin tức thông thường và bắt đầu tìm kiếm một số kiến thức mới và hiếm, bạn có thể tiết kiệm thời gian, đồng thời lại đạt được nhiều điều có ích cho bản thân hơn. Đấy là chưa kể bạn còn có nhiều phút giây cảm thấy thú vị với kiến thức mình đang đơn thương độc mã theo đuổi.

Sự điều chỉnh: Xây dựng vòng tròn kiến thức của riêng mình

Martin Bjergegaard: Thư giãn đầu óc

Những người chạy bộ biết rằng tập luyện ngắt quãng là cách tập hiệu quả nhất. Đầu tiên bạn chạy bộ trong một vài phút, chạy thật nhanh và hết tốc lực, su đó bạn giải lao vài phút.

Nếu đang tập tạ, bạn biết rằng sau 10 lần nằm ngửa nâng tạ, cơ bắp của bạn cần được nghỉ ngơi một lát trước khi chúng sẵn sàng cho phần tiếp theo.

Kỳ lạ là với công việc trí óc, chúng ta lại chưa học được cách sử dụng hiệu quả nguyên tắc hiển nhiên này. Chúng ta vẫn tin rằng chỉ cần “tập trung vào” khi bộ não có dấu hiệu mệt mỏi. Tất nhiên, chúng ta có để cho bộ não được nghỉ ngơi. Đến lúc nào đó, chúng ta tắt máy tính, thư giãn với một bộ phim hay, lên giường và đi ngủ. Bộ não đã được nạp điện cho ngày hôm sau và chúng ta đi làm mà đinh ninh rằng mình sẽ suy nghĩ hiệu quả được trong 8, 10 hoặc 12 giờ liền sắp tới.

Nhưng bộ não không được sinh ra để làm việc hết công suất trong hàng giờ liên tục. Cũng như với các cơ bắp, phương pháp tối ưu là phải xen kẽ hoạt động căng thẳng với một hoạt động thư giãn trong khoảng thời gian ngắn.

ầu tiên, hãy thử suy nghĩ với sự tập trung cao độ và xúc cảm mãnh liệt trong một thời gian, sau đó khiến tất cả suy nghĩ trong đầu bạn trống rỗng hoàn toàn và cảm nhận xem bạn “hiện hữu” như thế nào trong thời điểm này – không đánh giá, phân tích hoặc phán đoán gì hết.

Chỉ cần vài giây để thư giãn đầu óc. Trong khoảng vài giây này, người khác cứ tưởng bạn đang nhập tâm suy nghĩ sâu sắc. Nhưng thực ra, bạn đang làm điều ngược lại. Bạn đang để cho bộ não của bạn có thời gian thư giãn giữa hiệp và khi bạn để cho những suy nghĩ trở lại, giải pháp sẽ hiện ra rõ ràng với bạn.

Eckhart Tolle – tác giả của hai cuốn sách bán chạy toàn cầu Sức mạnh của hiện tại (The  Power of Now) và Một trái đất mới (A New Earth) cho biết: “Lý do đơn giản vì sao hầu hết các nhà khoa học không sáng tạo không phải vì họ không biết làm thế nào để suy nghĩ, mà là họ không biết làm sao để dừng suy nghĩ”.

Bằng trực giác, chúng ta biết rằng mình cần những khoảng thời gian thư giãn trí óc trong ngày. Và những lần thư giãn ấy ít nhiều có phần vô thức, như khi ta đi lấy một chai nước, tán gẫu với đồng nghiệp, nghỉ ăn trưa… Nhưng thời gian nghỉ của chúng ta quá ít, quá ngẫu nhiên và quá kém hiệu quả.

Để suy nghĩ sáng suốt nhất, bạn cần đến 50 – 100 lần nghỉ trong ngày chứ không phải chỉ 5-10 lần.

Giờ nghỉ phải được thực hiện khi bộ não của bạn cần, không phải do các yếu tố bên ngoài như chiếc đồng hồ hoặc các đồng nghiệp tác động.

Hầu hết chúng ta vẫn tiếp tục suy nghĩ trong giờ giải lao của mình, nhưng thường là về điều gì đó chứ không phải việc chúng ta đang giải quyết. Chỉ có thể đạt được lợi ích tối đa nếu trong giờ nghỉ chúng ta có thể hoàn toàn dừng suy nghĩ.

Sự mệt mỏi của bộ não khác với sự mệt mỏi của các cơ bắp. Nếu học được cách nhận ra cảm giác này, chúng ta có thể xen vào một vài giây nghỉ ngơi chính xác lúc cần thiết. Bằng cách đó, chúng ta sẽ tận hưởng cảm giác đầu óc được trống rỗng nhiều lần mỗi ngày, chứ không phải chỉ khi chúng ta đang cắt cỏ vào ngày chủ nhật.

Martin Bjergegaard: Tập trung vào điều cực kỳ quan trọng

Trong trường học, chúng ta đã quen với việc lập một danh sách tất cả các bài tập về nhà mà chúng ta phải làm. Khi đi mua sắm, chúng ta viết ra một danh sách tất cả những thứ phải mua. Trong công việc, danh sách mua sắm được đổi thành danh sách việc phải làm và thường được làm theo kiểu danh sách điện tử.

Có vô số phần mềm điện tử giúp bạn có được cái nhìn tổng quan nhất về tất cả công việc làm phải, trong đó có cả chức năng thông báo tại những thời điểm cụ thể và chia sẻ các hạng mục trong danh sách với các đồng nghiệp. Chỉ trong khoảng thời gian ngắn, bạn và nhóm của mình có thể tạo ra một lượng lớn công việc cho bản thân và người khác. Thậm chí bạn có thể xem qua và theo dõi tiến độ của chúng – với điều kiện mọi người đều nhớ cập nhật tiến độ công việc vào hệ thống.

Điều này hoàn toàn hợp lý và tốt đẹp. Nhưng có một điều quan trọng mà phần lớn chúng ta bỏ qua tại bất cứ thời điểm nào: luôn có từ 1-3 việc vô cùng quan trọng mà mọi thứ khác chỉ là chi tiết vặt vãnh. Nhưng chúng ta lại thường dễ hoàn thành các việc nhỏ trong danh sách công việc cần làm hơn là cố gắng giải quyết một con quái vật lớn đáng sợ - công việc quan trọng nhất.

Việc thêm các ý tưởng vào danh sách các việc cần làm thường dễ dàng hơn là tinh gọn, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên hay rút ngắn lại. Nhưng đó là thách thức thực tế.

Giáo sư Franklin Covey – tác giả cuốn sách nổi tiếng The 7 habits of hightly effective people (7 thói quen để thành đạt), người khổng lồ về tư vấn và đào tạo toàn cầu – dạy chúng ta rằng nghệ thuật quản lý kinh doanh và kinh doanh hiệu quả là giảm, giảm, giảm – cho đến khi bạn có thể thu hẹp lại chỉ còn một vài thách thức quan trọng nhất.

Đừng dành phần lớn thời gian làm việc trong ngày cho danh sách công việc cần làm. Mỗi sáng khi bắt đầu làm việc, hãy nhắc lại mục tiêu quan trọng nhất với chính bản thân và hình dung xem ngày hôm nay mình nỗ lực tập trung như thế nào để tiến gần hơn đến mục tiêu đó.

Sự điều chỉnh: Đừng quá ôm đồm, chỉ quan tâm đến vài điều thực sự quan trọng.